Координація роботи тренерів

Колеги, потребую поради з організації роботи команди в невеликому фітнес центрі. У нас 4 тренери, кожен веде групові заняття та індивідуальні тренування. Проблема в тому що постійно виникають конфлікти в розкладі - тренери можуть одночасно заброновати один зал, або клієнт записується на заняття яке вже скасоване. Адміністратор не завжди встигає все координувати, особливо у вечірні години коли найбільший наплив людей. Як правильно побудувати систему щоб всі бачили актуальний стан справ?

Така ситуація виникає коли немає централізованого управління розкладом. У нас теж було щось подібне доки не впровадили загальну систему де всі зміни відразу відображаються для всіх учасників процесу. Найголовніше щоб тренери мали доступ до свого розкладу в реальному часі і могли бачити зайнятість залів. Також важливо налаштувати автоматичні сповіщення про зміни - коли хтось переносить або скасовує заняття, всі зацікавлені особи повинні про це знати негайно. Радимо також встановити правила хто і коли може вносити зміни в розклад, щоб уникнути хаосу від надмірної кількості редагувань.

У спортивній сфері координація особливо важлива бо люди планують свій день під тренування. Якщо постійно будуть зміни або скасування, клієнти почнуть відходити до конкурентів. Ми використовуємо комплексний підхід: кожен тренер має доступ до загального календаря, клієнти можуть онлайн бачити розклад і записуватись самостійно.
Цитата:

Така ситуація виникає коли немає централізованого управління розкладом. У нас теж було щось подібне доки не впровадили загальну систему де всі зміни відразу відображаються для всіх учасників процесу. Найголовніше щоб тренери мали доступ до свого розкладу в реальному часі і могли бачити зайнятість залів. Також важливо налаштувати автоматичні сповіщення про зміни - коли хтось переносить або скасовує заняття, всі зацікавлені особи повинні про це знати негайно. Радимо також встановити правила хто і коли може вносити зміни в розклад, щоб уникнути хаосу від надмірної кількості редагувань.

Дуже рекомендую розглянути Сервіс онлайн запису клієнтів для вашої ситуації. Там можна налаштувати доступ для кожного тренера до власного розкладу, забронювати ресурси типу залів або обладнання, встановити лімі на кількість учасників групових занять. Система автоматично запобігає подвійному бронюванню і сповіщає всіх про зміни. За нашим досвідом це кардинально покращило організацію роботи і зменшило кількість конфліктів між тренерами.